製造業や建築業においては、図面を使った設計作業は必要不可欠です。しかし、企業の中には今でも図面管理においてエクセルや紙を使っているという方もいるのではないでしょうか？
エクセルや紙で図面管理ができないことはありません。しかし、例えばエクセルで図面を管理する場合、図面ファイルそのものを格納できないため、ファイル名や保存場所のパスを記録する形になります。その結果、図面ファイルと管理表が別々に存在し、実際の図面ファイルを探す手間がかかります。また、複数のフォルダや個人PCにファイルが散在している状態の場合、最新ファイルがどこにあるのかわからなくなるリスクも高まります。
そのため、このような課題を解決したいという企業は図面管理システムを導入するのが一般的です。
今回は、図面管理システムを導入するメリットやできることなどについて詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。
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図面管理システムを社内で採用するメリット
企業が図面管理システムを導入するメリットは、大まかにわけて5つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、早速チェックしていきましょう。
図面の検索性と業務効率の向上
図面管理システムを導入することによって企業は図面の検索性の向上と業務効率化を期待することができます。
図面管理システムを導入することで、必要な図面を素早く検索でき、作業の効率が大幅に向上します。また、承認フローや更新通知が自動化されるため、手作業でのミスが減り、社員の負担も軽減されるでしょう。
図面データの一元管理と情報の整合性の確保
図面データを一元管理することができ、情報の整合性を高められるという点も大きなメリットです。
部署やプロジェクトごとに個別で管理されがちな図面データを一元化することで、情報の整合性を高めることができます。さらに、図面の変更履歴やバージョンも一括で管理できるため、常に最新の情報を共有でき、過去のバージョンも容易に確認することが可能です。
コスト削減と省スペース化
図面管理システムを導入することによって企業はコスト削減と省スペース化を実現することができます。
実際に、企業の中にはコスト削減を目的にシステムの導入を図るケースは非常に多いです。図面管理システムにおいても図面や社内資料をすべてデータ化することで、紙の保管スペースが不要になり、印刷にかかるコストも削減されます。これにより、物理的な管理の手間も大幅に軽減されるため、その点が大きなメリットといえるでしょう。
セキュリティ強化とコンプライアンス対応
図面管理システムを導入すれば、セキュリティの強化と法規制及び業界標準に対応した管理が容易になります。
図面管理システムでは、アクセス権限を細かく設定することができるため、機密情報の漏洩リスクを抑えることが可能です。また、ISO規格に準拠した保存方法やアクセスログの記録にも対応しており、法規制や業界基準にも対応しやすくなります。
コミュニケーションの向上と安全なデータ管理
図面管理システムを導入することで、コミュニケーションがスムーズになったり、安全にデータ管理ができたりする点も大きなメリットです。
複数のユーザーが同時に図面を閲覧・コメント・編集できるため、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、作業の遅延を防げます。さらに、デジタルでのデータ管理により定期的なバックアップも容易で、万が一のトラブル時にも迅速な対応ができるようになるでしょう。
紙図面管理によるコストやリスク
このように、図面管理システムを導入すればさまざまなメリットを獲得することができますが、それとは逆に、紙図面管理を続けるとどのようなリスクがあるのか知りたいという方も少なくないでしょう。
ここでは、紙図面管理によるコストやリスクについて解説しますので、現在紙で図面管理をしている方は、ぜひチェックしてみてください。
図面の検索に時間がかかる
製造業では数多くの図面を日常的に扱うため、目的の図面を素早く見つけられることが業務効率化を図る上でもっとも重要です。しかし、紙の図面を利用している場合、デジタルデータではないため、コンピューター上で検索することができません。目的の図面を手に取るためには、キャビネット内の膨大なファイルの中から手作業で探す必要があるため、非常に効率が悪くなります。
紙図目の場合は、探し出す作業に時間がかかるため、全体の作業スピードが落ち、業務全体の生産性にも悪影響を及ぼします。そのため、紙図面管理には大きなデメリットがあるといえるでしょう。
図面管理が属人化になりやすい
紙図面を使った管理では、長年の経験を持つ特定の担当者に業務が依存するケースが少なくありません。どのキャビネットに何が保管されているのか、図面の更新履歴や使用状況などが担当者本人しか把握していない状態では、業務が属人化しやすくなります。
このような状況では、担当者が不在になると必要な図面が見つからず、作業が進まない状態に陥ることもあります。また、図面を個人のデスクや私物のPC、ローカルフォルダで保管している場合、他部署や他の担当者との情報共有が困難となり、誤って古い図面を使用してしまうリスクが高まります。
結果として、製造現場では手戻りやミスが発生し、納期遅延や再製造といったコスト増加の原因にもなります。
コストが高くなりやすい
紙の図面は、保管するためのスペースを確保する必要があり、保管にコストが発生します。また、紙図面にするためには、紙代や印刷代がかかるため、その点も企業の負担が大きくなる原因のひとつです。
紙図面はリスクが高い
紙図面はリスクも非常に高くなります。
紙は、時間とともに劣化します。例えば、湿気や日焼けで文字が読みづらくなることもあるでしょう。また、紙は破れやすいため、図面を共有したり、確認したりしていると破れてしまう可能性もあります。
さらに、災害が発生したときは、企業が管理する紙図面の大半を失ってしまう可能性があります。そのため、紙で図面を管理する場合、非常にリスクが高いといえます。
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図面管理システムを用いてできること
それでは、実際に図面管理システムを導入することで、どのようなことができるようになるのでしょうか？ここでは具体的に何ができるのか解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
データの取り込みと図面の確認・印刷が可能
図面管理システムを導入することで、データの取り込みと図面の確認ができるようになります。
図面管理システムには、参照用ファイルの作成機能があるため、取り込んだデータをPDFファイルに変換することが可能です。また、図面プレビュー機能が搭載されているため、専用ビューワ不要で簡単に図面を確認することができるようになります。さらに、一括印刷も可能になるため、複数のデータを一括で印刷したり、部門別・担当者別などの制限の設定ができたりします。
自動採番と図面の検索が可能
図面管理システムには、自動採番や図面検索機能が搭載されているため、作業効率が大幅にアップします。
自動採番は、自社のルール定義を設定した上で採番を自動化する機能です。これにより、あらかじめ自社が決めたルールに従って一貫性のある番号が自動で付与されるため、図面管理がしやすくなります。また、図面検索機能を利用すれば、全文検索や属性、タグなどでの検索が可能になります。これにより、手に取りたい図面をすぐに発見することができるでしょう。
バージョン管理と承認ワークフローが可能
図面管理システムを導入すれば、バージョン管理と承認フローが可能です。
チェックイン・チェックアウトの排他制御、変更履歴と最新版の表示ができます。また、承認ワークフロー機能を使えば、起案作成から公開までの承認ルートを設定することができるので、スムーズな情報伝達を実現することができます。
図面管理システムの選び方！オンプレミスとクラウドの違いも解説
図面管理システムを選ぶ際のポイントは3つあります。それぞれのポイントについて詳しく解説します。
オンプレミスorクラウド
図面管理システムを導入する際に、必ず検討しなければならないことのひとつとして、導入形態が挙げられます。一般的に、図面管理システムにはオンプレミス・クラウドの2種類の導入形態があり、自社にニーズに合わせて適切なものを選択しなければなりません。
基本的にオンプレミスは、自社内に設定するためコストが高いですが、セキュリティに強みがあります。一方、クラウドは外部のサーバーを使用するため、コストが安いです。
それぞれのメリット・デメリットを確認した上で自社に最適な図面管理システムを導入しましょう。
セキュリティを確認する
図面は企業にとって重要な資産になるため、情報漏洩などのトラブルは避けなければなりません。そのため、それぞれの製品を確認してどのようなセキュリティ対策を行っているのかしっかりと確認する必要があります。特に、クラウド型の図面管理システムは、外部サーバーを利用するため、セキュリティについては十分に考慮しなければなりません。
類似図面検索機能の有無
図面管理システムを選ぶ際は、類似図面検索機能が搭載されている製品を選ぶと便利です。
過去の類似図面を素早く参照することができれば、作業効率は大幅に向上します。また、図面や部品単位で構造が類似した図面を探すこともできるため、不良発生時の原因特定にも非常に効果的です。
まとめ
今回は、図面管理システムのメリットやできること、製品の選び方について詳しく解説しました。図面管理システムの導入には当然費用がかかりますが、できるだけ安く導入したいという方は、CADジャンクションを利用するのがおすすめです。
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